Comment préparer vos locaux avant une journée de tournage ?

Le jour du tournage, l'équipe arrive avec les caméras, la lumière et les micros. Ce qu'elle ne peut pas apporter, c'est un bureau rangé, une salle libre, un climatiseur silencieux et des salariés prévenus. Or c'est exactement là que se perdent les heures : sur une journée de tournage en entreprise, une préparation bâclée coûte facilement deux heures de retard, donc deux ou trois séquences en moins dans le film final. Voici la checklist que nous envoyons à nos clients réunionnais avant chaque tournage.

Prévenir les équipes, vraiment

Un mail collectif la veille ne suffit pas. Prévenez au moins une semaine avant, en précisant la date, les créneaux, les zones concernées et ce qui est attendu de chacun. Deux effets immédiats : personne n'est pris au dépourvu devant une caméra, et vous récoltez à temps les objections des salariés qui ne souhaitent pas apparaître. Cette question se règle avant, pas le jour même, avec les autorisations écrites décrites dans droit à l'image et autorisations de tournage. Prévoyez un affichage à l'entrée des zones filmées, utile aussi pour les visiteurs et les clients de passage.

Le vrai ennemi à La Réunion : le bruit

C'est le point que les organisateurs sous-estiment le plus, parce que l'oreille s'habitue à ce qu'un micro entend parfaitement. Dans nos locaux réunionnais, les sources classiques sont toujours les mêmes :

• le climatiseur ou le split, qui rend une interview inexploitable. Il faut pouvoir l'éteindre pendant les prises, donc filmer tôt le matin pour que la pièce reste supportable ;
• la pluie sur la tôle, qui transforme une averse de dix minutes en pause forcée ;
• les engins et chantiers voisins, les livraisons, la circulation d'une rue passante ;
• les téléphones fixes et les notifications, à couper dans la pièce et dans les bureaux mitoyens ;
• l'open space lui-même : dix collègues qui parlent à cinq mètres suffisent à polluer une prise de son.

La parade est simple : réservez une pièce fermée, prévenez les voisins immédiats, et prévoyez un créneau de repli si l'averse s'installe. Les contraintes de lumière et de météo en extérieur sont traitées à part dans météo et lumière en tournage.

Ranger, mais pas trop

Un plan large montre tout : le carton posé depuis six mois, l'affiche jaunie, la pile de dossiers, le calendrier de l'an dernier, le logo d'un concurrent sur un mug. Faites un tour de vos locaux avec un œil de caméra, en particulier sur les murs qui seront en arrière-plan. Attention à l'excès inverse : un bureau vidé de tout devient un décor mort, sans vie ni identité. On garde ce qui raconte l'entreprise, on retire ce qui la dessert. Le choix des zones à filmer est développé dans lieux et décors pour une vidéo d'entreprise.

Prévoir une salle dédiée et de la place

L'équipe a besoin d'un point de chute : une pièce ou un coin où déposer les valises, recharger les batteries, laisser le matériel entre deux séquences en sécurité. Ajoutez à cela des prises électriques accessibles (les rallonges de l'équipe ne suffisent pas toujours dans un bâtiment ancien), un accès simple pour décharger la voiture, et une place de stationnement à proximité. Sur un site industriel ou un entrepôt, prévenez l'accueil et prévoyez les équipements de protection si la zone l'exige.

Gérer la lumière des bureaux

Trois réflexes suffisent. Repérez les fenêtres : une personne assise dos à une baie vitrée sera en contre-jour, et sous notre soleil l'écart est brutal. Vérifiez que les stores fonctionnent, ils servent presque toujours. Enfin, signalez les néons défectueux ou clignotants, qui obligent à tout réinstaller. L'équipe apporte ses propres sources, mais elle compose avec ce que le bâtiment lui donne.

Désigner un référent disponible

C'est la ligne la plus rentable de cette liste. Une personne, une seule, qui connaît les lieux, ouvre les portes, sait qui appeler, peut décider de déplacer une réunion et récupérer un salarié en retard. Sans elle, le réalisateur passe sa journée à chercher des interlocuteurs. Avec elle, une journée de tournage produit facilement une séquence de plus. Ce référent est aussi celui qui a validé le déroulé en amont, à partir du brief vidéo.

Préparer les personnes qui parlent

Communiquez la veille les deux ou trois messages attendus, jamais un texte à réciter. Demandez une tenue simple, sans motif trop fin ni logo criard, et évitez le vert vif si un fond incrusté est prévu. Rappelez surtout que les hésitations se coupent au montage : c'est ce qui détend le plus les salariés, comme nous l'expliquons dans filmer des salariés sans les crisper.

La veille, la dernière vérification

Faites le tour prévu du tournage dans l'ordre, comme si vous étiez la caméra : les portes s'ouvrent-elles, les salles sont-elles réservées dans l'agenda, les personnes attendues sont-elles bien présentes ce jour-là, le ménage est-il passé ? Ce quart d'heure sauve régulièrement une matinée. La même logique de repérage s'applique aux événements, comme le rappelle le repérage technique d'un lieu, et à la captation en salle décrite par nos confrères dans le matériel technique d'un séminaire.

Un tournage à préparer dans vos locaux ? Envoyez-nous quelques photos des lieux et le créneau envisagé : nous vous disons ce qu'il faut ajuster avant le jour J. 0693 81 78 82, devis sous 24 h. Pour les repères budgétaires, voyez combien coûte une vidéo d'entreprise à La Réunion.

Vous trouverez le reste sur nos prestations vidéo à La Réunion.